Kaksi viikkoa etänä – 5 vinkkiä etätyön tyypillisiin haasteisiin

Erika Bergström30.3.2020 · 4 min

Mieluummin ylireagoidaan kuin alireagoidaan.

Idention ensimmäiset viikot etätöissä ovat sujuneet odotetusti. Tänään on 12. työpäivämme etänä.

Keräsimme keskeisimmät ja huomionarvoisimmat pointit etätyökäytännöistä.

Etätyöpisteet_kansi

Ensimmäisenä herää kysymys – miten podcastin voi äänittää etänä?

Sami oli yhteydessä Webbidevaukseen ja kysyi, kuinka he ovat äänittäneet podcast-jaksoja etänä. Saimme heiltä arvokkaita käytännön vinkkejä.

Joonas ja Sami testasivat etä-äänitystä niin, että molemmat nauhoittivat omat audionsa sekä ottivat samaan aikaan yhdessä puhelun. Ennen äänityksen aloittamista molemmat taputtivat käsiään kolmesti, jolloin ääniraitojen synkronointi jälkeenpäin olisi helpompaa.

Sittemmin Anchor antoi kuitenkin käyttäjilleen myös etä-äänitysmahdollisuuden, joka osoittautui hyvin käteväksi. Tulemme siis varmasti hyödyntämään Anchoria myös jatkossa.

Miten konsulttimme työskentelevät etänä?

Korona aiheuttaa hyvässä ja pahassa etätyökulttuurin lisääntymistä. Olemme onnellisessa tilanteessa, että ala mahdollistaa tehokkaan etätyöskentelyn.

Monet asiakkaistamme ovat pääkaupunkiseudulla ja perinteisesti monet konsulteistamme ovat työskennelleet yhden tai kaksi päivää viikossa asiakkaan luona. Muuten olemme hoitaneet työt pääosin omalta toimistoltamme. Sinänsä suurta muutosta ei siis ole tapahtunut.

Nyt emme vain matkusta asiakkaan luo, emmekä käy keskustan toimistolla. Työskentely on tietysti yksinäisempää, mutta pidämme hyvää henkeä ja yhteyksiä jatkuvasti yllä.

Miten markkinointitiimi työskentelee?

Pidämme samat palaverit, kuin ennenkin ja katsomme yhdessä asioita läpi videoyhteyksin. Homma toimii siis samalla tavalla kuin yleensä, mutta Slack ja Google Meets ovat kovemmassa käytössä. Vaikka kasvokkain tapahtuva kanssakäyminen puuttuu, sitä pystyy paikkaamaan osittain videoyhteyksien avulla.

Luova työ on tietysti sellaista, että aikaa vietetään jonkin verran erilaisissa aivoriihissä. Nyt saamme todella käyttää luovaa ajattelua siinä, miten saamme parhaiten työstettyä erilaisia sisältöjä.

Kommunikointi ja yleiset toimintavat

Emme noudata tiettyjä työaikoja, eli toimimme sen suhteen normaalisti. Jokainen tekee työnsä silloin, kun itselle sopii tai siten, kuin asiakkaan kanssa on sovittu.

Olemme kuitenkin perustaneet virtuaalisen etäolohuoneen, jonne jokainen voi halutessaan tulla juttelemaan ja pitämään muille seuraa. Sen voi myös jättää taustalle päälle, jolloin kuulee muiden keskusteluja. Se tuo samantapaista fiilistä, mikä toimistollakin on normaalisti. Etäolohuone on ollut käytössä päivittäin ja se lisää kommunikointia sekä tuo kaivattua fiilistä siitä, ettei työpäivää tarvitse tehdä kokonaan yksin.

Yleisesti kommunikoinnissa on oltava entistä tarkempi ja asiat täytyy artikuloida oikein. Etänä se on tärkeää, sillä toisen ihmisen ilmeitä ja eleitä ei ole aina mahdollista tulkita. Empatian rooli korostuu kaikessa kanssakäymisessä.

Pyrimme kommunikoimaan mahdollisimman aktiivisesti ja selkeästi. Myös hymiöiden käyttöön on hyvä panostaa.

Yliselittäkää ja olkaa empaattisia.

Mitä mahdollisuuksia etätyöskentely tuo?

Kaikille etätyö ei sovi – se on ihan selvää. Toivomme kuitenkin, että pystyisimme ehkäisemään ongelmia etänä työskentelyssä. Voimme oppia paljon toimivista etätyökäytännöistä ja toisaalta taas arvostamaan enemmän toimistolla työskentelyä. Tästä voi nousta vaikka minkälaisia mahdollisuuksia.

Kommunikointiin ja viestintään täytyy etänä panostaa entistä enemmän ja empatiaa on lisättävä. Kun se saadaan kesusteluja kannattelevaksi voimaksi entistä vahvemmin, kasvotusten tapahtuvassa kommunikoinnissa voi näkyä myöhemmin uusia ilmiöitä. Positiiviset vaikutukset voivat olla huomattavia

Olemme rakentaneet kulttuuria niin, että olemme enemmän toimistolla, kuin etänä. Tämä on iso muutos.

Konsulttimaailmassa on toistuva ilmiö: asiakkaat esimerkiksi Helsingin päässä haluavat usein konsultin viideksi päiväksi viikossa heidän tiloihinsa. Tällaiset perinteet saattavat mennä rikki muutoksen myötä. Meille saattaa syntyä paljon uusia bisnesmahdollisuuksia siksi, että asiakkaatkin alkavat ajatella asioita "Remote First" -näkökulmasta. Etätyökulttuurissa ollaan isossa murroksessa ja vallitsevalla tilanteella saattaa olla suuri merkitys.

Mitä vaikeuksia olemme kohdanneet?

On tietysti haastavaa, kun tapaamisia ei voi hoitaa kasvotusten. Etätyöskentely on ihan ok, mutta normaaleissa työpäivissä esimerkiksi lounailla on merkittävä roolinsa. Lisäksi monet ideat ovat syntyneet ohimennen jostain toimistolla käydyissä keskusteluissa. Hommia saa tehtyä etänäkin tehokkaasti, mutta kasvokkain kommunikointi on lopulta monille kaiken suola.

Etätyöskentelyssä toistuu usein samanlaiset haasteet. Voi olla vaikeampaa erottaa työ, tauot ja vapaa-aika toisistaan. Työpäivät saattavat venyä ja taukojen säännöllisyys kärsiä.

On mielenkiintoista nähdä, mihin suuntaan työkulttuurimme lähtee kriisin jälkeen. Alammeko suosia enemmän etätyötä vai onko toimisto kaikille se paras paikka?

Haluamme nähdä tilanteessa ennemmin mahdollisuuksia kuin ongelmia.

Hommat hoituvat siis normaalisti ja kaikki on töiden saralla hyvin. Meidät löytää normaalisti netistä ja puhelimen päästä.

5 vinkkiä, jotka ovat auttaneet tiimiämme etätyöhön orientoituessa.

1. Kävele töihin. Tee siis pieni lenkki ennen työpäivän aloittamista ja palaa kotiin työpisteellesi.

2. Laita puhelin muistuttamaan tauoista. Tiimimme pitää joka päivä yhteisen kahvitauon videopuheluna, jolloin työnteko on kielletty 15 minuutin ajan.

3. Pidä kiinni hyvistä rutiineista. Jos olet tottunut treenaamaan aamulla ennen töitä, älä jätä treeniä tekemättä nytkään.

4. Kommunikoi aktiivisesti ja empaattisesti työkavereidesi kanssa.

5. Jos mahdollista, rakenna itsellesi kunnollinen työpiste, joka on viihtyisä ja itsesi näköinen. Läppärin vieminen sohvalle viltin alle ei välttämättä ole niin hyvä idea, kuin alunperin ajattelit.

Lopuksi bonusvinkki!

Älä unohda merkkipäiviä tai muita tärkeitä juhlan aiheita.

Ilahduttaa voi myös etänä. Järjestimme Teemulle yllätyksen hänen syntymäpäivänään ja juhlapäivän lounas saapui kotiinkuljetuksena hänen kotiovelleen.

Teemun etäsynttärit


Kirjoittanut

Erika Bergström

Copywriter